Ніжинська районна державна адміністрація Ніжинська РДА Чернігівської області

Архівна справа є важливою складовою інформаційної сфери життєдіяльності суспільства, що охоплює наукові, організаційні, правові, технологічні,економічні та інші питання діяльності юридичних і фізичних осіб, пов’язані з нагромадженням, обліком, зберіганням архівних документів та використанням архівної інформації.

Документи, що зберігаються в архівному відділі, є складовою частиною НАФ і використовуються для задоволення інформаційних потреб суспільства та реалізації прав і законних інтересів кожної людини.

Прийом громадян проводиться згідно графіку особистого прийому, який розміщено в приміщенні архівного відділу, але прийом здійснюється майже кожного дня. Першочергово розглядаються звернення найменш соціально захищених верств населення. Інформація здійснюється безоплатно.

Відділом вживаються заходи щодо поліпшення роботи із зверненнями громадян. Громадянам, які звертаються до архівного відділу надаються роз’яснення з найбільш актуальних питань, що порушуються у зверненнях. В разі необхідності здійснюється пошук місцезнаходження підприємств чи архівів, де зберігаються документи ліквідованих підприємств.

Важливим напрямком роботи архівного відділу райдержадміністрації є виконання запитів соціально-правового характеру.

Запит фізичної особи може стосуватися самого заявника, осіб, що перебувають на його утриманні або під опікою,його померлої дружини(чоловіка) або близьких родичів.

Документована інформація здійснюється шляхом складання і надсилання інформаційного документа: архівної довідки, архівної копії та архівного витягу. Строк виконання запитів не перевищує 30 календарних днів з моменту його реєстрації. Архівні довідки, копії і витяги видаються заявникам, їх родичам або уповноваженим особам.

Запити подаються особисто або надсилаються поштою(по телефону звернення не приймаються).

Громадяни, які особисто звертаються до архіву, заповнюють заяву встановленого зразка. При поданні звернення необхідно подати особистий паспорт, а в разі подання заяви родичем також паспорт громадянина, на якого замовляється довідка. У випадку проведення судового розгляду, подати письмовий запит суду щодо необхідної архівної довідки.

Архівні довідки, копії, витяги складаються на бланку архівного відділу, підписуються начальником архівного відділу і засвідчуються гербовою печаткою відділу. У разі відсутності документів в архіві, складається негативна відповідь. Ця відповідь складається без напису «Архівна довідка» та не засвідчується печаткою. В цій довідці зазначаються причини відсутності документів та подаються рекомендації щодо подальшого пошуку інформації виконання запиту.

Так за два місяці поточного 2012 року відділом підготовлено та видано 28 довідок. Аналіз виконання запитів засвідчує, що документи архіву надзвичайно затребувані.

Наталія Мордач,

начальник архівного відділу РДА