Ніжинська районна державна адміністрація Ніжинська РДА Чернігівської області

Звіт за результатами проведення робочою групою Ніжинської районної державної адміністрації оцінки ефективності здійснення контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, розпорядженнями і дорученнями Президента України та Кабінету Міністрів України, розпорядженнями та дорученнями голів облдержадміністрації та райдержадміністрації, іншими документами у відділі освіти районної державної адміністрації

30.10.2014 року на виконання постанови КМУ від 18.05.2011 року № 522 «Про затвердження Методики оцінки ефективності здійснення органами виконавчої влади контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, розпорядженнями і дорученнями Президента України та Кабінету Міністрів України», розпорядження голови райдержадміністрації від 25.11.2011 року № 530 «Про проведення оцінки ефективності» робочою групою у складі працівників апарату райдержадміністрації перевірено стан виконання законів України, постанов Верховної Ради України, актів і доручень Президента України та Кабінету Міністрів України, розпоряджень та доручень голів облдержадміністрації та райдержадміністрації, здійснення контролю за їх виконанням у відділі освіти районної державної адміністрації. Перевірка показала наступне.

Робота відділу освіти районної державної адміністрації здійснюється відповідно до Положення про відділ освіти Ніжинської районної державної адміністрації, затвердженого розпорядженням голови райдержадміністрації від 30.10.2008 року № 371. Свої функціональні обов’язки працівники відділу виконують у відповідності із наказом начальника відділу освіти від 21.10.2013 року №251 «Про розподіл обов’язків між працівниками відділу». Обов’язки організації та здійснення контролю за виконанням документів виконує секретар-друкарка відділу освіти Залозна Юлія Володимірівна у відповідності до вимог посадової інструкції №5, затвердженої вищезазначеним наказом. За рекомендацією начальника відділу контролю облдержадміністрації у посадову інструкцію секретаря – друкарки внесені зміни у п. 2.3, яким на зазначену відповідальну особу покладені обов’язки щодо ведення діловодства, забезпечення організації контролю за виконанням структурними підрозділами відділу освіти, працівниками закладів освіти району конкретних завдань, визначених Законами України, актами і дорученнями Президента України, Кабінетом Міністрів України, документами Верховної Ради України, Адміністрацією Президента України, міністерствами, іншими документами центральних органів виконавчої влади, розпорядженнями та дорученнями голів обласної та районної державних адміністрацій, реагуванням на запити і звернення депутатів усіх рівнів.

Відділ освіти здійснює свою роботу на основі річних, квартальних та місячних планів, надає пропозиції до річних та місячних планів роботи апарату райдержадміністрації.

1. Упродовж січня-жовтня 2014 року відділом освіти забезпечено дотримання строків виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України та Кабінету Міністрів України, розпорядженнями та дорученнями голів облдержадміністрації та райдержадміністрації.

2. Дотримання порядку попередньої реєстрації та розгляду законів України, постанови Верховної Ради України, актів і доручень Президента України та Кабінету Міністрів України в реєстраційно-контрольних картках, журналах реєстрації.

Робота з документами організована відповідно до наказу начальника відділу освіти №56 від 28.02.12 «Про затвердження Інструкції з діловодства у відділі освіти Ніжинської райдержадміністрації».

Документи розглядаються начальником відділу освіти у день їх надходження, резолюції - конкретні, змістовні, із зазначенням конкретних виконавців.

Дотримання порядку формування справ, картотек, банків даних.

Всі документи реєструються у журналі обліку вхідної документації, де проставляються контрольні відмітки. З 30.05.13 використовується електронний варіант обліку вхідної документації за допомогою таблиці, що у свою чергу спрощує систему контролю за виконанням документів.

Для відстеження стану виконання документів у журналі вхідної документації проставляються відмітки про їх виконання.

Перевірено наявність сформованих справ (контрольних папок) на 2 розпорядження голови райдержадміністрації та стан їх виконання. Перевірені справи мають необхідні документи, відмітки про проведення заходів, інформації та копії відповідей щодо їх виконання, матеріали в папках впорядковані.

3. Дотримання вимог щодо розгляду та виконання контрольних документів:

Контрольні терміни виконання документів визначаються відповідно до вимог чинного законодавства. Контроль за їх виконанням здійснюється протягом встановленого терміну.

Проекти розпоряджень з питань, які відносяться до компетенції відділу освіти подаються на затвердження голові райдержадміністрації вчасно.

Контроль за виконанням завдань, визначених розпорядчими документами, планів заходів із забезпечення їх виконання, здійснюється постійно, на належному рівні.

Питання стану виконавської дисципліни систематично розглядається на щомісячних нарадах керівників навчальних закладів, які протоколюються секретарем-друкаркою за встановленою формою.

Відповідальна особа за стан ведення кадрового діловодства – Скочій Любов Анатоліївна (наказ по відділу освіти від 21.10.2013 року № 251).

Особові картки працівників (форма П-2) ведуться у відповідності до Порядку, затвердженого наказом Держкомстату та Міністерства оборони України від 25.12.2009 № 495/656.

Трудові книжки заповнюються згідно Інструкції про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах, організаціях, затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29 липня 1993 року № 58.

Головним спеціалістом відділу організаційно-кадрової роботи апарату райдержадміністрації перевірено ведення кадрового діловодства та дотримання законодавства щодо надання відпусток працівникам, які мають дітей.

Накази з особового складу розділені на справи різних термінів зберігання, згідно вимог наказу Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5 «Про затвердження Переліку типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів». Але не дотримуються вимоги наказу від № 578/5 щодо оформлення надання відпусток та матеріальної допомоги на оздоровлення, які мають різні терміни зберігання.

Надані рекомендації щодо надання відпусток одиноким матерям.

За підсумками проведеної перевірки надані відповідні рекомендації, а саме:

- у зв’язку із закінченням терміну виконання та забезпеченням виконання завдань, зазначених у розпорядженні голови райдержадміністрації від 12.02.2013 року № 24 «Про заходи щодо проведення в районі у 2013 році Року дитячої творчості» підготувати довідку про виконання зазначеного розпорядження для зняття його з контролю.

Інформацію про проведену роботу надіслати сектору з юридичних питань та контролю райдержадміністрації до 30.11.2014 року.

Висновок: за результатами проведеної оцінки організації та здійснення контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної ради України, актами і дорученнями Президента України та Кабінету Міністрів України, розпорядженнями та дорученнями голів облдержадміністрації та райдержадміністрації, іншими документами, діяльність відділу освіти районної державної адміністрації визначено як ефективну.